Missions et responsabilités

1. Gestion administrative et organisation des formations

• Assurer la gestion administrative des dossiers de formation.

• Constituer, organiser et mettre à jour les dossiers de formation ainsi que les documents associés.

• Assurer le suivi des inscriptions et des listes de participants.

• Veiller à la disponibilité et à la conformité des documents nécessaires au bon déroulement des formations.

• Répondre aux demandes d’information concernant l’organisation et le suivi des formations.

2. Mise en place et gestion d’un outil intégrant l’IA

• Participer à la mise en place d’un outil intégrant l’intelligence artificielle afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative des formations.

• Exploiter les fonctionnalités de l’outil pour améliorer l’organisation, le suivi des dossiers et le traitement des informations.

• Identifier les tâches administratives pouvant être automatisées et proposer des améliorations.

• Assurer la fiabilité et la bonne mise à jour des données intégrées dans l’outil.

• Contribuer à l’évolution des méthodes de travail grâce à l’utilisation des outils numériques et de l’IA.

3. Suivi qualité et respect des procédures

• Veiller au respect des procédures internes et des exigences qualité applicables aux activités de formation.

• Contrôler la complétude et la conformité des dossiers de formation.

• Assurer le suivi des documents administratifs et des éléments nécessaires à la traçabilité des formations.

• Contribuer à la fiabilisation des données et à l’amélioration continue des processus administratifs.

4. Coordination et communication

• Effectuer les relances nécessaires auprès des différents interlocuteurs afin de récupérer les documents manquants.

• Assurer le suivi des dossiers et des échéances.

• Informer les interlocuteurs de l’avancement des dossiers.

• Signaler rapidement les éventuelles difficultés, anomalies ou retards.

• Faciliter la circulation des informations entre les différents intervenants.

La liste des missions ci-dessus est non exhaustive et pourra évoluer selon les besoins de l’activité.

Profil recherché

Compétences techniques

• Formation en gestion administrative, assistanat, coordination ou domaine équivalent.

• Une expérience dans la gestion administrative ou le suivi de dossiers de formation constitue un avantage.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word et les outils collaboratifs.

• Bonne compréhension des processus administratifs et du suivi documentaire.

• Aisance avec les outils numériques et les solutions intégrant l’intelligence artificielle.

• Capacité à structurer, organiser et fiabiliser des données.

• Une connaissance des procédures qualité et des exigences liées à la gestion de la formation constitue un atout.

Qualités personnelles

• Grande rigueur et sens de l’organisation.

• Autonomie et capacité à assurer le suivi des dossiers.

• Esprit d’initiative et force de proposition pour améliorer les processus existants.

• Réactivité et capacité à gérer les priorités.

• Bon relationnel et bonnes capacités de communication.

• Persévérance dans le suivi et les relances.

• Esprit analytique et capacité à identifier les anomalies ou les points de blocage.

• Curiosité et appétence pour les nouvelles technologies et l’intelligence artificielle.