Missions et responsabilités

1. Gestion des demandes entrantes

• Assurer la gestion des appels, emails et demandes reçues.

• Réceptionner, trier et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés.

• Assurer le lien entre les demandes entrantes et l’équipe interne.

• Identifier les demandes nécessitant une validation ou un traitement spécifique.

• Assurer le suivi des demandes jusqu’à leur résolution.

2. Gestion administrative et back-office

• Traiter et classer les informations et documents reçus.

• Effectuer les saisies et mises à jour nécessaires dans les outils de suivi.

• Assurer le suivi des dossiers et des différentes demandes administratives.

• Effectuer les relances nécessaires auprès des différents interlocuteurs.

• Veiller à la bonne circulation et à la fiabilité des informations.

3. Coordination et organisation

• Participer à l’organisation et à la coordination des différentes activités.

• Contribuer à la préparation des plannings, déplacements et rendez-vous.

• Assurer la coordination avec différents interlocuteurs internes et externes.

• Mettre à jour les plannings et outils de suivi en fonction des évolutions.

• Anticiper les besoins et signaler les éventuelles difficultés d’organisation.

4. Suivi et reporting

• Tenir à jour les tableaux de suivi et bases de données.

• Effectuer les contrôles et vérifications nécessaires.

• Préparer les remontées d’informations pour l’équipe interne.

• Assurer un reporting régulier de l’activité et des dossiers en cours.

5. Support aux équipes et affaires courantes

• Apporter un soutien administratif aux équipes selon les besoins.

• Prendre en charge différentes tâches liées à l’actualité et aux priorités du service.

• Participer au traitement des affaires courantes.

• Contribuer à l’amélioration de l’organisation et des processus de travail.

La liste des missions ci-dessus est non exhaustive et pourra évoluer selon les besoins de l’activité.

Profil recherché

Compétences techniques

• Formation ou expérience en secrétariat, assistanat, administration ou back-office.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils de communication.

• Aisance dans la gestion des emails, appels et demandes entrantes.

• Bonne capacité rédactionnelle en français.

• Capacité à organiser, suivre et mettre à jour plusieurs dossiers simultanément.

• Bonne maîtrise des outils de suivi et de planification.

Qualités personnelles

• Organisation et rigueur.

• Réactivité et sens des priorités.

• Bon relationnel et bonne communication.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Autonomie et proactivité.

• Polyvalence et capacité d’adaptation.

• Esprit de synthèse et sens du suivi.

• Capacité à travailler en équipe et à assurer efficacement le lien entre différents interlocuteurs.