ASSISTANTE ADMINISTRATIVE EN FORMATION PROFESSIONNELLE (AAFP0426)

Missions principales :

1. Assistance administrative – Formation professionnelle

· Gestion administrative des dossiers clients

· Préparation des dossiers avant audit

· Classement et organisation des documents

· Numérisation (scan) et rapprochement des documents si nécessaire

· Mise à jour des tableaux de suivi clients

· Gestion des emails administratifs

· Rédaction de courriers et comptes rendus

2. Assistance commerciale (une fois structuré)

· Préparation des propositions commerciales

· Mise en forme de devis

· Suivi des prospects et clients

· Mise à jour du tableau de suivi commercial / CRM

· Envoi de documentation commerciale

· Relances commerciales (email et téléphone)

· Suivi des devis envoyés

· Relance des signatures

· Suivi des opportunités commerciales

3. Organisation et coordination

· Prise de rendez-vous clients

· Organisation du planning des tests techniques

· Organisation des réunions

· Préparation des supports de réunion

· Coordination avec les clients

· Suivi des échéances missions

· Gestion de l’emploi du temps de la responsable

4. Planification des tests techniques avant audit

· Planification des tests techniques en amont des audits sur Zoom

5. Gestion administrative et financière

· Émission des devis

· Émission des factures

· Suivi des règlements clients

· Relance des factures impayées

· Transmission des éléments à la comptabilité

· Préparation des pièces comptables

· Classement des documents comptables

· Saisie des dépenses

· Gestion des notes de frais

· Gestion des frais de déplacement (train, hôtel, repas)

· Suivi des remboursements

· Préparation des éléments de facturation mensuelle

Compétences requises

· Gestion multi-dossiers

· Compétences techniques

· Connaissance du secteur de la formation professionnelle

· Bonne maîtrise des outils de visioconférence

· Maîtrise Word / Excel / PowerPoint en suite Google Workplace

· Bonne capacité rédactionnelle

· Organisation de planning

Profil recherché

· Expérience assistanat administratif ou assistanat commercial

· Expérience dans la formation professionnelle souhaitée

· Connaissance Qualiopi fortement appréciée

· Expérience en environnement qualité appréciée

· Autonomie dans la gestion des missions

Qualités attendues

· Proactive

· Anticipation

· Autonomie

· Organisation

· Rigueur

· Sens du service

· Bon relationnel

· Esprit d’initiative

· Capacité à prioriser

· Fiabilité