1. Identification

Service : Administratif, Production et Relation Clients Fournisseurs

   2. Mission principale

Assurer la gestion administrative et comptable (20% du temps) de l’entreprise en collaboration avec des prestataires externes, les fournisseurs et clients mais aussi la gestion des commandes (80% du temps), des suivis de production et des services après-vente en lien direct avec les clients et les fournisseurs.

    3. Activités et tâches principales

A - Administratif

a) Administration générale

Suivi des paiements clients :

• Déposer et faire le suivi des factures (mandats administratifs) sur la plateforme Chorus

Reporting hebdomadaire :

• Mettre à jour un tableau récapitulatif des ventes de l’entreprise (de plus en plus automatisé)

Rédaction de devis clients :

• Rédiger et envoyer des devis depuis le site internet et le back office (BO)

Gestion de la boite mail « contact » + « administratif »:

• Trier les messages entrants et les dispatcher vers les différents pôles concernés (20 mails environ).
• Répondre aux questions des clients, prestataires de services et fournisseurs.

Réponse téléphonique :

• Répondre aux appels et rediriger les interlocuteurs vers le bon service ou la bonne personne.

b) Comptabilité et gestion financière

• Préparer la déclaration mensuelle de TVA pour le cabinet comptable
• Lettrer le grand livre et apporter des réponses aux écritures en collaboration avec le comptable externe

• Avoirs et remboursements clients :

• Émettre des avoirs sous forme de codes promotionnels.

c) Ressources humaines

Recrutement (occasionnel et aide à la direction) :

• Réaliser le sourcing, les entretiens, et la sélection des candidats.

Gestion administrative des salariés :

• Suivre les obligations (contrats, visites médicales, périodes d’essai).
• Gérer les relations avec les écoles pour les alternants et superviser leurs contrats.

Gestion de la paie :

• Collecter les éléments variables de paie et les transmettre au social (externe).

B - Production

a) Gestion des commandes et de la production

• Vérifier et valider les confirmations des fournisseurs pour garantir la conformité des productions.
• Contrôle et validation : Vérifier la conformité des fichiers et assurer la gestion des accusés de réception avec les clients et fournisseurs.
• Suivi graphique: Envoyer les fichiers nécessitant des créations ou des BAT au graphiste et en assurer le suivi jusqu’à validation.
• Annulations : Gérer les échanges avec les clients pour les demandes d’annulation de commandes et finaliser le processus.

b) Service Après-Vente (SAV)

• Traiter les réclamations clients en cas de défauts, retards ou problèmes liés aux commandes.
• Coordonner les retours et échanges de produits entre les clients et les fournisseurs.
• Trouver des solutions adaptées pour garantir la satisfaction client ponctuellement en collaboration avec le commercial.

c) Relation client et fournisseur

• Répondre aux demandes des clients (questions, précisions sur les commandes, délais de livraison,… par mails et cela va être de plus en plus occasionnel).
• Renseigner les fournisseurs sur les besoins spécifiques ou les ajustements demandés par les clients. (assez exceptionnel)
  
  
  4.Compétences requises

a) Savoirs

• Connaissance solide en gestion administratives.
• Bonne compréhension des processus RH et comptabilité.
• Compréhension des processus logistiques et de production.

b) Savoir faire

• Capacité à organiser et prioriser les tâches administratives.
• Maitrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.
• Outlook, et environnement Microsoft 365.
• Maitrise de la communication orale et écrite.
• Maitriser le CRM (Majento 2). (formation interne)
• Capacité à gérer plusieurs commandes et priorités en simultané.
• Résolution efficace des litiges clients/fournisseurs.

c) Savoir être

• Autonomie et sens de l’initiative.
• Rigueur et organisation dans la gestion des missions multiples.
• Excellentes qualités relationnelles pour interagir avec des interlocuteurs variés.
• Organisation et rigueur pour assurer le suivi des commandes et des livraisons.
• Sens de la communication pour interagir avec les clients et les fournisseurs.
• Capacité d’adaptation et gestion du stress face aux imprévus.
  
   5. Formation et expérience

Formation : Bac + 2 minimum en gestion ou équivalent, Bac+2 en logistique, commerce ou gestion, ou expérience équivalente.

Expérience : 2 ans minimum dans un poste similaire

                                                            
          6. Conditions de travail

Horaires : temps plein (40h/semaine)

Important s’adapter aux heures France.